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Blöde Überraschungen beim Präsentieren kann wirklich niemand gebrauchen. Bei der Vorbereitung auf einen Vortrag haben wir jedoch meist nur unsere Inhalte im Blick. Doch gibt es überhaupt die Möglichkeit mit PowerPoint zu präsentieren? Steht dort ein Flipchart (auch noch mit leerem Papier) und funktioniert das WLan? Das kann uns ganz schön aus dem Konzept bringen, wenn wir nicht geplant starten können. Doch vieles kannst du im Vorfeld prüfen und dich dann an deine Inhalte machen. Das gibt dir Sicherheit und dein Vortrag kann wie geplant starten.

Was du bei deiner organisatorischen Vorbereitung auf einen Vortrag alles checken kannst und solltest, damit du ruhiger schlafen kannst und deine Präsentation optimal startet, erfährst du jetzt.

 

Das ABC der guten Vorbereitung auf einen Vortrag

 

Das ABC der guten Vorbereitung auf einen Vortrag

…und du erlebst keine blöden Überraschungen mehr

 

 

A – Ausstattung

Was ist im Raum, in dem du vorträgst alles vorhanden? Was musst du mitbringen? Erkundige dich, ob die Materialien und die Technik, die du für deine Präsentation brauchst auch da sind. Eine Checkliste dazu kannst du dir unten herunterladen.

 

 

B – Beamer

Wenn du einen Beamer brauchst, dann musst du wissen, welche Anschlüsse am Beamer vorhanden sind. Da gibt es HDMI-Anschlüsse und VGA (die älteren haben das). Dementsprechend muss an deinem Laptop auch der entsprechende Anschluss sein. Vielleicht musst du sonst einen Adapter nutzen. Zu einem Beamer gehören auch Kabel. Nicht immer sind diese da. Erkundige dich also auch nach dem entsprechenden Kabel.

Wenn ein Beamer etwas an die Wand werfen soll, dann sollte es auch eine freie Wand geben. Erkundige dich nach einer freien Projektionsfläche und deren Größe.

Was auch interessant ist, welches Bildformat der Beamer projizieren kann. 16:9 ist ein schöneres Format, doch ältere Beamer können nur das 4:3 Format. Im Projektions-Format des Beamers solltest du auch deine Präsentation in PowerPoint oder Keynote erstellen.

In vielen Meetingräumen sind inzwischen auch Monitore vorhanden. Das ist (aus meiner Sicht) schicker als mit einem Beamer. Es braucht nicht zusätzlichen freien Raum für die Projektion und 16:9 ist möglich.

 

 

C lassen wir weg …und nehmen nochmal B wie Bühne

Erkundige dich, wie groß deine Präsentationsfläche ist. Hast du genug Platz, um deine Energie (oder Aufregung) raus zu bringen und dich ein paar Meter zu bewegen? Oder bist du an ein Rednerplatz „gefesselt“. Das kann auch ein Rednerpult sein. Genauso gut zu wissen ist auch, ob mit Beamer gearbeitet wird und wo dieser steht bzw. hängt. Vielleicht behindert dich der Lichtkegel bei deiner Bewegung und du machst Schattenspiele. Das ist ungünstig, da kannst du aber (meistens) nichts machen. Trotzdem ist es bei der Vorbereitung auf einen Vortrag gut zu wissen, wie viel Platz dir zur Verfügung steht.

Zusätzlich erschreckst du nicht, wenn du weißt, dass deine Bühne vielleicht erhöht ist und riesengroß. Ich empfehle dir auf jeden Fall, dich vor deinem Vortrag schon mal auf die Bühne zu stellen (auch wenn es nur 1 mal 1 Meter sind). So bekommst du ein Gefühl dafür und es fühlt sich beim Anfang deines Vortrages nicht ganz so fremd an.

 

 

D – Dauer

Wie viel Zeit – und hier meine ich reine Redezeit hast du? Ziehe von deiner geplanten Zeit ruhig ein paar Minuten ab. Du musst erst nach vorn gehen, deine Präsentation starten… Und vor allem solltest du pünktlich fertig sein.

 

 

E – Einprägen

Wer sagt eigentlich, dass du deine Präsentation von vorn bis hinten auswendig können musst? Wenn du jetzt ein professioneller Speaker bist, dann erwarte ich von dir, dass du deinen Vortrag kannst. Doch so im Job… Nein. Du musst deinen Vortrag nicht Wort für Wort können. Kenne deine Struktur – auswendig. Schreibe dir Moderationskarten oder wenn du sie Spickzettel nennen willst: Nur zu. Übe bei der Vorbereitung auf einen Vortrag so viel wie möglich, frei und laut zu sprechen. So prägst du dir deinen Inhalt ein – ohne, dass er auswendig gelernt klingt und du alles Wort für Wort weißt. Mach dich frei von dem Anspruch alles frei zu sprechen. Schau gern auf deine Spickzettel. So verzettelst du dich auch nicht. Um dir deine Struktur einzuprägen kannst du die Loci-Technik nutzen.

 

 

F – Flipchart und Folien

Wenn du etwas am Flipchart skizzieren willst, dann sollte eine Flipchart auch da sein. Doch nicht nur das… Gibt es auch genug leere Blätter. Und schreiben die Stifte. Ich habe meine Stifte immer dabei. Wie oft habe ich schon erlebt, dass meine Vorgänger wahrscheinlich dachten, dass sich diese über Nacht von selbst auffüllen.

Und deine Folien… Hast du sie dabei? Speichere deine PowerPoint-Präsentation auf einem USB-Stick – und auch als pdf. Falls auf einem anderen Laptop deine PowerPoint nicht funktionieren sollte… pdf. geht immer und auch damit lässt es sich gut präsentieren. Allerdings gehen dann die Animationen verloren. Doch Animationen finde ich manchmal (eher oft) überbewertet.

 

 

G – Größe

Kläre vorab, wie groß der Raum ist, indem du präsentierst. Passen auch alle Zuhörerinnen rein? Ach ja, wieviel kommen eigentlich? Alles wichtige Fragen für die Vorbereitung auf einen Vortrag. Hast du Worksheets oder Handouts vorbereitet, dann sollten auch genug für alle Zuhörer da sein. Falls du dein Publikum einbeziehen willst, dann macht es zusätzlich Sinn zu wissen, wie viele es sein werden, damit du das Setting und deine Interaktionen entsprechend anpassen kannst.

 

 

H – Haltung, Körperhaltung bzw. im Stehen sprechen

Im Stehen sind wir einfach dynamischer, sichtbarer und wirkungsvoller. Stelle dich beim Präsentieren hin (auch wenn es sonst keiner macht). Du wirst sehen, dass du eine viel stärkere Wirkung hast.

 

 

I – Interaktion

Du planst Interaktionen mit deinem Publikum? Super! Wenn nicht, dann überlege dir etwas. Nur zuhören finden Zuhörer anstrengend – vielleicht sogar langweilig. Menschen möchten einbezogen werden – möchten mitdenken. Vielleicht kannst du eine kurze Diskussion einbauen oder Fragen ans Publikum.

 

 

J – Ja-Haltung

Kein Bock auf deinen Vortrag? Kann passieren, ist aber blöd. Es gibt natürlich auch Tricks, wie du dich bei der Vorbereitung auf einen Vortrag in eine Ja-Haltung bringen kannst, auch wenn du selbst nicht überzeugt bist.

 

 

K – Klamotten

Kleider machen Leute. Ob uns das gefällt – oder nicht. Wenn du einen professionellen Eindruck machen willst, dann solltest du dich dementsprechend kleiden. Such dir dein Präsentationsoutfit am besten schon (einen Tag) vorher aus. Dann hast du morgens keinen Stress.

 

 

L – Lichtverhältnisse

Es gibt Räume, in denen die Lichtverhältnisse suboptimal sind, um PowerPoint-Folien mit Beamer an die Wand zu werfen. Kläre das am Besten vorher. Für mich ist „Rollo unten“ und „Licht aus“ keine Alternative. Meine Zuhörer sollen nicht im Dunkeln sitzen, damit meine PowerPoint zu sehen ist. Ich präsentiere dann ohne. Wir sind ja nicht im Kino. Kannst du auch so machen, oder… Sorge auf deinen Folien für kontrastreiche Folien, z.B. schwarzer Hintergrund und weiße Schrift. Oder: Mach das Licht nur partiell aus und präsentiere dann halt ohne Beamer & Co.

 

 

M – Mikro

Viele Menschen, großer Raum, längerer Vortrag… Lass dir ein Mikro geben! Es ist für alle nervig, wenn man dich nicht richtig versteht. Die in der letzten Reihe, fangen nämlich schnell an zu meckern. Wenn du dann extra laut sprichst und das nicht gewohnt bist, dann stresst das deine Stimme und klingt auch nicht so gut. Am besten finde ich ein Headset oder ein Ansteckmikro. Hier hast du beide Hände frei zum Reden oder für deine Moderationskarten (M wie Moderationskarten). Ein Handmikro schränkt dich da schon ein. Wenn es nicht anders geht… Es ist aber im Vorfeld gut zu wissen. Dann kannst du deinen Vortrag entsprechend einhändig üben.

 

 

N – Notfallplan

Ein Worstcase tritt ja selten ein. es lässt sich jedoch besser schlafen, wenn du dir bei der Vorbereitung auf einen Vortrag überlegst, was du tust, wenn z.B. Beamer, Laptop & Co versagen.

 

 

O – Ort

Okay in Zeiten von mobilen Navis ist es eigentlich kein Problem mehr unbekannte Orte zu finden. Eigentlich. Checke mindestens vorher die Parkplatzlage.

 

 

P – Publikum

Weißt du, was die Menschen, die dir zuhören überhaupt interessiert? Was erwartet dein Publikum, wenn sie den Titel deines Vortrages lesen? Wie alt sind deine Zuhörer? Kennen sie sich und dich? Welche Vorkenntnisse bringen deine Zuhörerinnen mit? Erkundige dich vorher ausführlich, was für dein Publikum relevant ist, was sie mitbringen und erwarten.

 

 

Q – Quasselstrippen & Co

Es gibt immer die, die stören. Entweder quasseln welche oder es kommen Menschen zu spät. Manchmal sind Zuhörerinnen auch sehr unruhig. Es gibt auch die, die ständig Zwischenfragen stellen. Das hat meistens nichts mit dir zu tun. Die Frage ist, was du draus machst. Mach dir bei der Vorbereitung auf einen Vortrag Gedanken, wie du mit Störern umgehst. Dann bleibst du souverän.

 

 

R – Rednerpult

Menschen unter 1,90 Körpergröße empfehle ich immer, hinter dem Rednerpult hervorzukommen. Warum? Es gibt einige Gründe:  …, weil die Zuhörerinnen so meistens nur einen Talking Head sehen. …weil die Präsentationsenergie hinter dem Pult bleibt und nicht aufs Publikum überspringen kann. …weil ein angetackerter Redner nie gut ist (ein bisl Bewegung darf schon sein). …weil der Blickkontakt verloren geht, denn die meisten Rednerinnen starren dann sehr oft nur in ihren Laptop oder auf die Redezettel. …ach ich mag sie einfach nicht. Übrigens: Lümmeln sich auch viele da dran. Und das geht erst recht nicht.

 

 

S – Stühle

Jetzt nicht das Wichtigste, doch gut zu wissen, wie die Stühle für das Publikum angeordnet sind. Falls du eine Interaktion planst, sollte genug Platz sein, damit es kein Tohuwabohu gibt.

 

 

T – Technik

Unser Freund die Technik, ist manchmal unser Feind. Läuft der Laptop – oder macht er gerade ein Update? Sind alle Kabel da – oder fehlt ein wichtiges Stück? Sind auch die passenden Kabel dabei? Es geht doch nichts über einen Technikcheck vorab. Und trotzdem kann es passieren… Am Besten du rechnest damit und hast einen Plan B, falls die Technik mal nicht dein Freund ist.

 

 

U – USB-Anschluss

Oft brauchen wir ja keinen Laptop mitbringen. Dann haben wir meistens einen Stick dabei. Doch Achtung! Hat der Laptop auch genug USB-Anschlüsse? Wenn du nämlich noch mit einem Presenter arbeitest, braucht dieser ja auch einen freien USB-Slot. Vielleicht musst du bei der Vorbereitung auf einen Vortrag auch an einen USB-Hub denken…

 

 

V – voller Moderationskoffer

In einem Moderationskoffer sollte einiges vorhanden sein. Doch vielleicht hat deine Vorgängerin, die rechteckigen Moderationskarten verbraucht und vergessen, diese aufzufüllen. Vielleicht sind darin Stifte vorhanden, doch nicht die, die du brauchst. Check vorher, was alles im Moderationskoffer vorhanden ist – und was nicht.

 

 

W – WLan

Du möchtest etwas aus dem Internet bei deiner Präsentation zeigen? Oder du willst mit einem online Tool arbeiten? Dann brauchst du WLan. Und nicht nur Internet mit einem Balken, sondern ordentliches Internet. Falls du die Geschwindigkeit vorher nicht testen kannst, dann schicke doch jemand in den Raum und lass diese Person dort im WLan ein YouTube Video abspielen. Geht das, dann kannst du dich darauf verlassen, dass dein WLan geht. Erkundige dich auch schon im Vorfeld nach dem Zugang und dem Passwort, sonst geht die Sucherei kurz vorher los und macht nervös.

 

 

X Y Z …da denk dir selbst was aus…

Es gibt noch Vieles, was du im Vorfeld checken kannst. Mit den genannten Punkten kommst du aber weit und machst dich im Vorfeld nicht so verrückt. Dann weißt du was passt und was du selbst mitbringen musst. Außerdem kannst du so deine Inhalte gut erstellen und musst nicht im Nachhinein etwas ändern. Bei allem Check, denke bei deiner Vorbereitung auf einen Vortrag immer an dein Publikum. Triffst du deren Nerv und können sie dir gut folgen?

 

Viel Spaß mit dem Vorbereitungs-ABC

Bianca

 

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Tschüss Nervosität: Wie du ohne zitternde Knie auf dem Präsentierteller (be)stehst.Tschüss Nervosität: Wie du ohne zitternde Knie auf dem Präsentierteller (be)stehst. Auch gegen Nervosität kannst du dich rüsten. Wie wäre es, wenn zitternde Knie, Herzklopfen und Schweißausbrüche dir das Leben auf dem Präsentierteller und die Nächte davor nicht mehr zu schaffen machen? In diesem Rhetorik – Hack bekommst du alles, damit dir das gelingt.

 

 

 

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Bianca Grünert

Hallo, ich bin Bianca Grünert und ich mache Menschen fürs Präsentieren 4.0 und die Momente auf dem Präsentierteller oder vor der Kamera fit, damit sie sicher und überzeugend auftreten. Außerdem rede ich selbst gern ...auf Veranstaltungen und Festen.
Bianca Grünert