Zahlen präsentieren: Mit diesen 5 Tipps versteht sie jeder

Wie du deine Zahlen so präsentierst, dass sie gleich jeder checkt und behält, verraten dir die nächsten 6239 Zeichen. O.K., ich hätte besser sagen sollen: Die nächsten 8 Absätze mit Tipps … usw.

Da wirds schon greifbarer, oder?

Manchmal hauen wir uns Zahlen um die Ohren. Und ja, das klingt erst mal nach was. Doch wie viel bleibt wirklich bei deinem Publikum hängen?

Zahlen müssen sein, aber „in verständlich“, damit dein Publikum sie auch versteht. Willst du demnächst Zahlen präsentieren, dann nutze auf jeden Fall die folgenden 5 Präsentations-Tipps.

Das Problem mit den Zahlen und unserm Gehirn

Wenn unsere Ohren Zahlen hören, dann wird die Verarbeitungsmaschine in unserem Gehirn mal so richtig angeschaltet. Zahlen sind abstrakt. Zahlen muss unser Gehirn erst übersetzen.

Ich bin seit 2012 selbstständig.
Ich bin seit fast 10 Jahren selbstständig.

Was verstehst du schneller – ohne einen Rechenweg?

Ja, b. ist für uns greifbarer. Das ist nur ein kleines Beispiel, welche Krux das mit den Zahlen ist.

Es geht weiter, wenn du bei einer Kundin bist und eine Umsatzsteigerung von 15 Prozent „verkaufen“ willst. 15 Prozent klingt ganz nett, aber zu was? Und dann beginnt die Rechnerei. Im Kopf. In der Zeit bricht jedoch die Verbindung zu dir ab. Auch blöd.

Zahlen präsentieren … muss auch sein

Jetzt gibt es Menschen, die kommen auch ohne Zahlen aus.

Aber es gibt genauso viele, die an Zahlen was festmachen …

Deine Professionalität (Wie lange bist du schon selbstständig? Welchen – monetären – Erfolg hatte dein letztes Projekt?)
Korrektheit (Stimmen die Argumente? Expertise?)
Entscheidungsgrundlage (Kann ich aufgrund der Informationen, Vergleiche und Aufzählungen gute Entscheidungen treffen?)

Sicher kennst du die Menschen, deren Augen leuchten, wenn du Statistiken auspackst. Und häufig schreiben dir genau diese Menschen einen Expertenstatus zu.

Hey, was willst du mehr? Hau Zahlen rein. Stopp!

Zahlen musst du erklären.

So …

5 Tipps, mit denen du deine Zahlen wirklich verständlich präsentierst

1 | Keine Zahlenflut

Manchmal ist weniger mehr – weniger an Zahlen, Prozenten und Nachkommastellen. Jede Zahl, die deiner Präsentation nicht direkt nutzt, lenkt vom Wesentlichen ab.

Frage dich deshalb: Welche Zahl(en) kann ich weglassen, weil sie weniger (oder gar nicht) wirklich relevant sind?

2 | Mach es rund

Wenn du nicht gerade am offenen Herzen operierst oder in der Forschung unterwegs bist, dann kannst du runden.

Denn … Ist es für deine Kundin wichtig genau zu wissen, ob das Wachstum 5,14 Prozent beträgt? Oder reicht es, dass sie eine Wachstumsquote von etwa 5 Prozent erwarten kann? Was lässt sich einfacher merken?

Gerundete Zahlen lassen sich einfach leichter merken.

3 | Setz Zahlen nebeneinander

Nun sagt so eine „5 Prozent“ als nackte Zahl auch noch nicht viel aus. Setz sie deswegen ins Verhältnis und so bekommt dein Publikum ein Gespür, ob das wirklich viel ist – oder nicht. Im Beispiel eignen sich Vergleiche zum IST oder Prognosen („Das ist mehr als die Hälfte vom Vorjahr.“, „Üblich sind …“, oder „Im Durchschnitt aller …“).

Beim Präsentieren von Vergleichen habe ich noch folgenden Tipp für dich:

Sage zuerst die Vergleichszahl und dann die eigene Zahl.

Bevor du deine eigene Zahl präsentierst, machst du eine bedeutungsschwangere Pause (2 Sekunden), um die Wirkung dieser Zahl zu steigern.

4 | Mit Prozenten ist das auch so eine (Übersetzungs)Sache

So eine Quote von zum Beispiel 20 Prozent weniger von etwas, klingt irgendwie ganz cool, doch tun sich viele Menschen schwer, das für dich zu übersetzen. Als nackte Zahl sind 20 Prozent zu abstrakt.

Übersetze also Prozente für deine Zuhörer, in etwa so …

Das ist zum Beispiel so, als ob hier in diesem Raum 2 Personen fehlen würden (wenn sich 10 Personen darin befinden).
Das ist von einer Packung Milch, ein volles Glas Milch (0,2 Liter).
…

Hast du eine Idee bekommen?

Noch ein Beispiel: „Laut einer Studie des Wall Street Journals finden mehr als 80 Prozent der Befragten PowerPoint Präsentationen langweilig. Heißt bei 8 von 10 Präsentationen könntest du dir Zeit, Geld und Nerven sparen.“

5 | Zahlen verständlich mit PowerPoint visualisieren

Die wichtigste Regel lautet: Füge keine Excel-Tabellen oder verwirrenden Diagramme in deine Slides ein.

Für dich ist das vielleicht praktisch. Du verstehst ja auch dein mühsam erstelltes Zahlenwerk, doch deine Zuhörenden nicht. Denn wenn deine Folie „an der Wand“ ist, haben sie damit zu tun, sich erst mal zu orientieren und sie zu studieren. Das dauert. Niemand (!) hört dir in diesem Moment mehr zu, weil alle gebannt an die Wand starren.

Nun ist PowerPoint aus deutschen Business-Wohnzimmern nicht wegzudenken und das ist auch O.K. so. Nur bei der Visualisierung müssen wir aufpassen. … und sehr vereinfachen.

Auf deiner Folie kannst du Wachstum beispielsweise durch eine einfache Kurve darstellen. Lass die x und y-Achse weg. Nur die Kurve und an den markanten Stellen steht die Jahreszahl und die Prozentzahl. Nicht mehr und nicht weniger. Dein Publikum erkennt dann auf einen Blick 2015, 2016, 2017 … soundsoviel Prozent. Den genauen Verlauf mit konkreten Zahlen präsentierst du auf der Tonspur.

Balken- oder Tortendiagramme solltest du auch einfach halten. Alles, was überflüssig ist, kann raus. Was die einzelnen Teile bedeuten, präsentierst du ja (und nutzt die Tipps von oben). Und Balken oder Torten-Stückchen sprechen an sich schon für sich.

Als Visualisierungshilfe kannst du auch die Zahlen, über die du gerade sprichst oder die besonders wichtig sind, markieren. Farbe hilft hier ungemein, um in der Zahlenwüste die Oase zu erkennen. Dazu kannst du einen dicken Rahmen um die Zahl setzen oder einen Pfeil einfügen. So lenkst du die Aufmerksamkeit deiner Zuhörerinnen auf die Zahlen, die gerade interessant sind.

Jetzt brauchst du auch keine PowerPoint Folien, denn du kannst auch ein Whiteboard nutzen und deine Zahlen ganz analog unter die Leute bringen.