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Zahlen, Daten, Fakten gehören in jede Präsentation. Du denkst jetzt vielleicht „Na klar. Habe ich ohne Ende. Ich packe sogar direkt die Excel-Tabelle oder ganze Diagramme, auf meine PowerPoint-Folien. Da sieht man alles genau.“ Stopp. Ja, die Jahresabschlüsse und Projektzahlen sind ein hübsches Zahlenwerk und nun mal wichtig, ABER… ganze Excel-Tabellen oder komplette Statistiken auf einer Folie sind Unsinn. Warum deine Zuhörer dann abschalten und wie du es besser machen kannst, dazu bekommst du hier Tipps.

 

Zahlen präsentieren bei denen keiner abschaltet

 

Wie du Zahlen präsentierst, bei denen keiner abschaltet.

Excel an PowerPoint: No Connection!

Die schlechte Nachricht vorweg: Zahlenwerke musst du erklären. Es ist dein Job, sie deinen Zuhörern verständlich machen. Deine PowerPoint ist nur dein Hilfsmittel. Sie ist nicht dein Skript!

Die wichtigste Regel lautet deshalb: Füge keine Excel-Tabellen oder verwirrenden Diagramme in deine Slides ein.

Für dich ist das vielleicht praktisch. Du verstehst ja auch dein mühsam erstelltes Zahlenwerk, doch deine Zuhörer nicht. Denn wenn dann die Folie „an der Wand“ ist, haben sie damit zu tun, sich erstmal zu orientieren und sie zu studieren. Das dauert. Niemand (!) hört dir in diesem Moment mehr zu, weil alle gebannt an die Wand starren.

Manche können auch besonders Kleingeschriebenes gar nicht entziffern (Ich weiß, wovon ich rede 😉). Und im schlimmsten Fall schalten deine Zuhörer sogar ab, weil sie reizüberflutet, angestrengt, … sind.

Nebenbei wollen sie dir auch noch zuhören und das ist in vielen Fällen einfach too much.

 

 

Manchmal ist weniger mehr

Und nun eine gute Nachricht: Manchmal ist weniger mehr – weniger an Informationen und weniger auf deiner Folie. Nicht alle Zahlen müssen bis auf die letzte Nachkommastelle präsentiert werden. Auch deine Excel braucht nicht alle Zwischenberechnungen, alle Spalten oder alle Zeilen.

Übrigens: Das was du nicht an die Wand wirfst, lässt das stärker wirken, was übrigbleibt. Deine Zuhörer können sich so auch viel leichter auf die wesentlichen Fakten konzentrieren und müssen sich nicht erst auf der Zahlenwüste zurechtfinden.

Frage dich deshalb: Was kann ich weglassen, auf-/abrunden, vereinfachen, …, weil es weniger (oder gar nicht) wirklich relevant ist? Schau dir dazu auch unten das Video an.

 

Ein Beispiel:

Ist es wirklich wichtig genau zu wissen, ob das Wachstum 5,14 Prozent betrug oder ist ausreichend zu sagen, dass dein Unternehmen eine Wachstumsquote von etwa 5 Prozent hat? Was lässt sich einfacher für Fremde merken?

 

 

Zahlen nebeneinander setzen

Nun sagt so eine „5 Prozent“ als nackte Zahl auch noch nicht viel aus. Setze sie deswegen ins Verhältnis und so bekommen deine Zuhörer ein Gespür, ob das wirklich viel ist – oder nicht. Im Beispiel eignen sich Vergleiche zum Vorjahr oder Prognosen („Das ist mehr als die Hälfte vom Vorjahr.“ „Üblich sind…“ oder „Im Durchschnitt aller…“ ).

Beim Präsentieren von Vergleichen habe ich noch folgenden Tipp für dich:

  • Sage zuerst die Vergleichszahl und dann die eigene Zahl.
  • Bevor du deine eigene Zahl nennst, machst du eine bedeutungsschwangere Pause (2 Sekunden), um die Wirkung dieser Zahl zu steigern.

…und wie wäre es, wenn dann diese eine Zahl als einzige und völlig nackt an der Wand erscheint. Bähm!

 

 

Mit Prozenten ist das auch so eine Sache

So eine Quote von zum Beispiel 20 Prozent weniger von etwas, klingt irgendwie ganz cool, doch tun sich viele Menschen schwer, das für dich zu übersetzen. Als nackte Zahl sind 20 Prozent zu abstrakt.

Übersetze also Prozente für deine Zuhörer, in etwa so…

  • Das ist zum Beispiel so, als ob hier in diesem Raum 2 Personen fehlen würden (wenn sich 10 Personen darin befinden).
  • Das ist von einer Packung Milch, ein volles Glas Milch (0,2 Liter).

Hast du eine Idee bekommen?

Noch ein Beispiel: „Die meisten Deutschen sind mit ihrer Arbeit zufrieden. Das teilt das Statistische Bundesamt zum Tag der Arbeit am 1. Mai mit. Danach sagen 89 Prozent, einen erfüllten Job zu haben.“ Hier könntest du sagen: 9 von 10 Menschen sind mit ihrem Job zufrieden. Und jetzt bist du dran… Wie könntest du zuhörerfreundlicher Folgendes sagen: „Hilfsarbeitskräfte hingegen sind mit 83 Prozent im Schnitt unzufriedener.“?

 

Als Visualisierungshilfe kannst du auch die Zahlen, über die du gerade sprichst oder die besonders wichtig sind, markieren. Farbe hilft hier ungemein, um in der Zahlenwüste die Oase zu erkennen. Klick um zu Tweeten

 

Zahlenwerke visualisieren

Nun ist PowerPoint aus deutschen Business-Wohnzimmern nicht wegzudenken, also hier auch ein paar Tipps zur Visualisierung deiner Zahlenwerke.

Auf deiner Folie kannst du ein Wachstum beispielsweise durch eine einfache Kurve darstellen. Lass die x und y-Achse weg. Nur die Kurve und an den markanten Stellen steht die Jahreszahl und die Prozentzahl. Nicht mehr und nicht weniger. Deine Zuhörer erkennen dann auf einen Blick 2015, 2016, 2017 … so und so viel Prozent.

Das es vielleicht in den Monaten dazwischen mal nicht so gut lief, die Kurve im Detail ein bisschen zickzackmäßiger ist oder was sonst noch hinter den „5 Prozent“ steckt und in deinen Tabellen sichtbar wäre, kannst du mündlich erläutern.

Dasselbe gilt auch für Balken- oder Tortendiagramme. Alles was bei den vielseits beliebten (doch meist völlig überladenen) Diagrammen überflüssig ist, kann raus. Das gilt auch für die Legenden, die häufig quer eingefügt werden und wo sich der Zuhörer erst drehen muss, um sie zu entziffern. Die Bedeutung der einzelnen Teile zu erläutern sind wirklich dein Job. Und die Balken oder Tortenstückchen sollten an sich schon für sich sprechen. Meistens reicht hier eine Zahl pro Stück.

Als Visualisierungshilfe kannst du auch die Zahlen, über die du gerade sprichst oder die besonders wichtig sind, markieren. Farbe hilft hier ungemein, um in der Zahlenwüste die Oase zu erkennen. Dazu kannst du einen dicken Rahmen um die Zahl setzen oder einen Pfeil einfügen. So lenkst du die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer dahin, wo du sie gerne hättest.

 

 

Zahlen und PowerPoint – das kann eine Liebesbeziehung werden…

…wenn du die Tipps und Beispiele aus dem Video nutzt (ganz konkret ab Minute 3:00)!

Dieses Video ansehen auf YouTube.

 

 

 

Auch der Laser ist nicht die beste Hilfe deine Zahlen darzustellen

Allseits beliebt scheint immer noch der Laserpointer – diese kleine Taste an Presenter, die einen Leuchtpunkt produziert. Doch Achtung: Probiere das vorher aus. Es wird nicht besser, wenn du mit dem Leuchtpunkt wild herumfuchtelst. Auch wenn du ein bisschen zittrig bist, wegen der Aufregung vielleicht, wird das sofort für alle sichtbar. Ein weiterer Nachteil dieses Laserschwertes ist, dass du dich beim Zeigen rumdrehen musst. In dem Moment bekommen deine Zuhörer nur deinen Rücken zu sehen und du verlierst dein Kontakt zu ihnen. In diesen Momenten solltest du dann nicht sprechen, denn dann sprichst du mit der Wand.

 

 

Animieren geht vor studieren

Selbstverständlich kannst du deine Zahlen, falls du ganze Excel-Tabellen auf deine Charts packen musst, auch animieren. PowerPoint kann das ganz cool. Auch Diagramme und Kurven kannst du animiert erscheinen lassen.

Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Wildes gezoome mit Überschlag und Kippeffekt sind too much.

Wie wäre es, wenn deine Zahlen animiert, d. h. nach und nach an der Wand erscheinen? So werden die Zuhörer nicht direkt mit einer vollen PowerPoint erschlagen.

 

 

…und nochmal zu dir da vorne!

Dein Job da vorn ist es, nicht schicke Excel-Tabellen oder Tortenstücke an der Wand zu zeigen, sondern Zahlenwerke verständlich mit Worten zu präsentieren. Dadurch, dass die Menschen dann keine wirren Tabellen oder Statistiken an der Wand studieren brauchen, können sie dir sogar eher zuhören. Deine Informationen kommen so viel besser an.

 

 

Mut zur Lücke beim Präsentieren! …doch perfekt im Ausdruck!

Und jetzt kommt etwas für die, die denken, dass es aber vielleicht nicht korrekt und perfekt ist oder sich nicht trauen, es ein bisschen anders zu machen:

Druck deine ursprünglichen Folien mit dem kompletten Zahlenwerk aus und verteile sie an alle. So können sich die, die es detaillierter interessiert, noch genauer informieren. Das wirkt echt souverän und ist wirklich zuhörerfreundlich.
Für deine Präsentation ist eine Kurve mit wenig Zahlen jedoch ausreichend.

 

 

Ich bin ein Fan von…

…den Präsentationen von Hans Rosling – ein Meister im Präsentieren von Statistiken. Niemand kann so begeisternd komplexe Zahlenwerke mit so viel Körpereinsatz präsentieren.

Zum VIDEO  …und noch eins – etwas moderner HIER.

 

…und wie du besonders große Zahlen oder Summen verständlich präsentieren kannst, dazu gibt Franz Josef Strauß ein hervorragendes und wirklich lustiges Beispiel (ok es sind viele 😉). Zum VIDEO

 

 

…und welche Zahlenwerke wirst du jetzt in deiner nächsten Präsentation entwirren und zuhörerfreundlich vorgetragen? 

Bianca

 

 

Bianca Grünert

Bianca Grünert

Hallo, ich bin Bianca Grünert und ich mache Menschen fürs Präsentieren und die Momente auf dem Präsentierteller fit, damit sie sicher und überzeugend auftreten.
Bianca Grünert